Un nouvel écosystème informatique... au prix d'un café crème !

Gestion informatique des Clubs et licenciés, site internet, carnet de plongée… au prix d’un café crème !
Le point sur l'informatique fédérale

Notre Assemblée Générale vient de se terminer et pour celles et ceux qui le souhaiteraient, les documents la concernant sont disponibles ici.

Je voudrais revenir sur un sujet bien précis qui a été évoqué et qui semble ne pas avoir été très bien compris. Je pense ici à l’environnement numérique de la fédération.

Là où certains semblent aujourd’hui retranscrire qu’un seul site internet aurait coûté une petite fortune, il est important de préciser qu’ils se trompent, certainement par méconnaissance de ce qu’est notre système d’information, qui nécessite une vision systémique ainsi que la vision de la globalité d’un tel projet.

Je ne reviendrai pas ici sur le crash informatique que nous avons subi il y a plus d’un an maintenant et qui bien entendu a engendré d’autres frais, mais surtout de lourdes difficultés pour chacun, et nous en sommes bien conscients.

Peut-être juste redire que ce crash a été lié à une convergence de plusieurs situations critiques :

  • un système d’information dont nous n’étions pas propriétaire (créant systématiquement des couts supplémentaires),
  • une obsolescence avec incompatibilité croissante avec le reste de l’environnement informatique interne et externe,
  • un produit critique en termes de sécurité,
  • une problématique RGPD et surtout les défaillances d’une société qui pourtant nous avait avancé toutes les garanties

La démarche de la FFESSM a été de prendre les points et de les régler un à un, en apportant une nouvelle vision du système, de la sécurité, de la modernité, de l’efficience, et en intégrant au passage des compétences informatiques par l’intégration d’un référent digital et des contrats d’assistance.

Aujourd’hui, nous en sommes conscients, il reste encore du travail et des améliorations à apporter pour arriver au socle de base prévu initialement, mais la grande majorité des problèmes sont derrière nous.

Nous allons engager prochainement un contrat de maintenance applicative, qui nous permettra de faire évoluer ces outils de façon raisonnée, et dans le cadre d’un budget défini.

De quoi parlons-nous ?!

Le site internet, qui est la « porte d’entrée » grand public et le « front office », est en réalité une partie seulement des développements réalisés, lesquels visent le système d’information global de la FFESSM, représentant l’ensemble de l’environnement numérique fédéral dont le « backoffice ».

Cet écosystème fédéral est composé des applications suivantes :

  • Le site internet ffessm.fr avec des services dynamiques avancés (gestion de contenu, gestion de profils, calendrier, recherche, actualités, recherche clubs FFESSM, recherche sites de pratique...)
  • Un module « d’usine à sites » qui aura permis à ce jour de créer une quinzaine de sites internet parallèles administrables par nos Commissions et/ou groupes de travails, et complétement intégré au site FFESSM
  • Le carnet de plongée numérique et CROMIS qui est son extension naturaliste
  • Une bourse à l’emploi
  • Une nouvelle boutique ouverte aux licenciés et non licenciés.
  • Un intranet avec les espaces de gestion des licenciés, clubs, comités et bien entendu celui du siège lui-même
  • Une base de données exploitable qui pourra offrir à l’avenir de nombreuses possibilités de reporting
  • Une interface qui permet de transporter les données d’une application à une autre en toute sécurité, et de n’utiliser dans tout le système qu’un seul référentiel (une seule base licenciés, clubs, OD, commissions… pour toutes les applications)
  • Un système d’authentification unique (SSO) que permet sur la base d’un seul identifiant et mot de passe d’accéder à l’ensemble des applications
  • L’évolution des logiciels comptables pour communiquer avec le nouveau système et pour la gestion des articles de la boutique (gestion commerciale)
  • La synchronisation des interfaces avec le propre système de l’assureur
  • La reprise de l’ensemble des données
  • La mise aux normes des serveurs et de l’hébergement
  • La mise en conformité avec les règles RGPD
  • Un graphisme moderne et communiquant
  • Sans compter les missions d’assistance et de sécurité pour lesquels des prestataires nous ont accompagné.
  • Et encore une somme de petits outils qui peuvent passer inaperçu et pourtant bien présents ; la gestion du label Ecosub, une gestion documentaire, etc…

Bref, très loin d’un simple site internet, c’est non seulement un ensemble riche et complexe de solutions, mais aussi un socle solide et interopérable, afin de permettre l’évolution dans le temps de chaque système et aussi la possibilité d’agréger de nouveaux outils.

Nous avons construit un environnement pensé pour l’avenir par un investissement durable prévu pour vivre de nombreuses années : il s’agit là du patrimoine immatériel de la FFESSM.

Qui l’a choisi ?

En élisant il y a bientôt 4 ans le Comité Directeur de la Fédération, les Clubs ont choisi une équipe, un programme visant à orienter la Fédération 2.0 dans le digital, puisque tel était l’ossature du programme sur lequel l’actuel Comité Directeur National s’est constitué.

Un groupe de travail a donc été mis en place pour définir la stratégie compte-tenu du contexte initial critique, ainsi que les besoins fonctionnels et graphiques des applications Web.

Afin de mener à bien ce projet, il nous a fallu choisir non pas un seul intervenant unique, mais plusieurs, chaque prestataire étant bien spécialiste dans son domaine. Une mise en concurrence a par ailleurs été réalisée auprès de plusieurs prestataires ayant de très solides références, et retours.

Dans tous les cas, il était impossible de ne pas entreprendre ce chantier face à la mort programmée et inévitable de l’ancienne base de données, sa sécurisation et sa mise aux normes en rapport au RGPD. L’héritage de nos ainés ne nous a en effet pas permis d’aborder sereinement ce projet. Et c’est exactement ce qui ce que nous souhaitions, préparer l’avenir dans la maitrise de nos outils.

A quel prix ?

Lors de l’AG d’Aix-Les-Bains, la somme annoncée était de l’ordre de 1,2 million d’€.

Il ne s’agit pas d’un chèque que l’on signe un beau matin pour mettre en ligne un site, il s’agit d’un ensemble de dépenses cumulées en 4 ans auprès de plusieurs prestataires sur différentes thématiques informatiques bien distinctes.

Nous aurions pu (et c’était l’idée de départ) réaliser ces développements par tranches successives sur une durée plus longue. Mais compte tenu de l’imbrication complexe des modules préexistants, il était impossible de choisir sans renoncer.

  • Fallait-il sortir seulement un site internet et renoncer à la boutique ?
  • Fallait-il continuer à mettre du budget dans chaque commission pour développer des sites internet en propre ?
  • Fallait-il renoncer à produire un carnet en ligne alors qu’une subvention ministérielle de 80 000 € était affectée à ce projet ?

C’était donc tout ou rien.

Avec une moyenne de 138 600 licenciés par an, si l’on fait cette simple opération de 1,2 million divisé par le nombre de licenciés et divisé par 4 ans, on peut se rendre compte que l’énorme chantier a coûté un peu plus de 2 € par personne et par an… Pour faire simple, le prix d’un café crème !

Il faut aussi penser que ce coût, comme évoqué précédemment, est un investissement à long terme et qu’il convient de prendre en compte que ces dépenses bénéficieront aux nombreux licenciés qui continueront à prendre leur licence et aussi aux nouvelles personnes que nous accueillerons parmi nous dans les années futures.

Une autre dimension est également à prendre en compte, celle de l’engagement de plus d’une dizaine de bénévoles dans ce projet dont la valorisation, toujours très difficile à calculer, représente une économie significative réduisant ainsi le coût d’un projet qui dans n’importe quelle autre société aurait été alors encore plus important. Pour s’en rendre compte, ne serait-ce qu’en prenant en compte le temps investi sur ces 4 ans d’un des bénévoles interagissant au plus près du dossier ; sa seule valorisation (si l’entreprise avait dû le payer en comptant les charges) représente environ une somme de 100 000 €.

Il est difficile de fournir à la date d’aujourd’hui un chiffre définitif, nous savons que nous sommes proches de la conclusion du projet initial et que le gros des dépenses est derrière nous. Il faut également souligner que l’une des démarches actuelles est de faire réduire les dépenses à venir en négociant au plus juste les contrats de maintenance et en obtenant au regard de certains sinistres des contreparties non négligeables voir même certaines réparations.

Maintenir le Cap !

Malgré les difficultés, ceux qui ont dû hériter de la lourde tâche de poursuivre le projet ont pris leurs responsabilités et ne ménagent pas leurs efforts et avec eux un Président qui ne les a pas lâchés et s’est fait force de soutien de chaque instant.

On se souviendra en 2020, de l’informatique et du COVID, mais face à la crise il faut maintenir le Cap.

N’oublions cependant pas toutes les belles actions qui ont été menées brillamment par ailleurs.

A cette assemblée générale Jean-Louis Blanchard n’a d’ailleurs pas hésité, nonobstant l’absence de quorum, et par respect envers les personnes présentes, à animer cette assemblée pour répondre aux questions sur ce sujet au cœur des débats ainsi que sur tous ceux qui nous préoccupent actuellement.

Il en a profité pour largement s’écarter de son rapport initial au profit de son militantisme fédéral et de prospective, et pour présenter un rapport particulièrement énergique et engagé.

De la même manière, il a demandé au Secrétaire Général, au Trésorier, aux Présidents de Commissions Nationales, mais aussi au référent d’Handisub à l’occasion des 10 ans de cette magnifique activité, de présenter leurs rapports, et cela a été très apprécié par le public présent.

Soyez assurés que nous mettons tout en oeuvre pour mener ce projet à son terme dans les meilleurs délais.

Sincères salutations.

Sébastien Grandjean
Secrétaire Général